Politique RH

1. Direction des ressources humaines

1.1. Gestion des carrières

Gestion des carrières des fonctionnaires : de la mise en stage, à la retraite, en passant par les avancements d’échelons, éventuellement de grades et la notation.

Ces avancements sont soumis à l’avis de la Commission Administrative Paritaire Locale (CAPL) ou de la Commission Administrative Paritaire Départementale (CAPD) qui se réunissent 2 fois par an.

L’attribution des médailles à la demande des agents au bout de 20, 30 et 35 ans de carrière.

Gestion des carrières des agents contractuels, régie par un contrat de travail. Un contractuel peut devenir titulaire en passant par le statut de stagiaire, après une réussite à un concours.

Les différentes étapes de la carrière d’un contractuel seront désormais soumises à l’avis d’une nouvelle commission, la Commission Consultative Paritaire (CCP).

À la mise en stage, sous certaines conditions, une reprise des services antérieurs peut être effectuée, afin d’accélérer l’avancement.
 

1.2. Rémunération

La paie est versée mensuellement après service fait.
La rémunération comprend le traitement de base déterminé par l’indice majoré attaché à l’échelon et au grade du professionnel.
Le traitement de base est augmenté :

• De l’indemnité de résidence,
• Éventuellement du supplément familial de traitement et des prestations familiales,
• Des indemnités et primes diverses instituées par les textes selon les fonctions exercées.

Les primes et indemnités liées à l’activité sont versées le mois qui suit la réalisation.
Pour toute précision ou explication concernant votre fiche de paie, votre gestionnaire est à votre disposition.

 
1.3. Gestion du temps de travail

Votre temps de travail est fixé avec vous lors de votre entretien d’embauche ou de votre intégration ; il figure dans votre contrat de travail ou sur votre décision et il peut être un temps plein ou un temps partiel.
La durée du travail à l’EPSMA est arrêtée à 37h30 par semaine, soit 7h30 pour les agents à temps plein.
Les agents à temps partiel voient leur temps de travail soit proratisé journellement ou bien sur la semaine avec une journée aménagée (JA).
Les personnels de nuit ont une durée de travail réglementée à 32 h 30.
Le temps de travail d’un professionnel de nuit est de 9 h 17.

 
1.4. Attribution des congés

Le tableau prévisionnel des congés annuels est fixé par l’autorité investie du pouvoir de nomination, après consultation des agents intéressés et compte tenu des nécessités de service.
Le tableau prévisionnel est mis à disposition de tous les agents, au plus tard le 31 mars de l’année considérée.
Les congés d’été doivent être planifiés de juin à septembre afin d’assurer la continuité du service public.
Seulement 20 % des effectifs peuvent s’absenter de manière simultanée.
Le congé dû pour une année de service accompli ne peut se reporter sur l’année suivante ; sauf autorisation exceptionnelle accordée par l’autorité investie du pouvoir de nomination.
Les congés non pris au titre d’une année de service accompli, peuvent alimenter un compte épargne temps, selon les modalités fixées par décret.
Les congés non pris ne donnent lieu à aucune indemnité compensatrice. Les congés annuels d’un agent quittant l’établissement définitivement doivent intervenir avant la date prévue pour la cessation des fonctions.
 

1.4.1. Les congés annuels (CA)

Les agents de l’EPSM Aube ont droit pour une année de service accompli du 1er janvier au 31 décembre à 25 jours ouvrés de congés annuels ; ce droit concerne les agents à temps plein.
Pour les agents à temps partiel, le droit à congés annuels est proratisé selon leur temps de travail.
Les agents professionnels de nuit ont un droit à congés annuels de 18 jours.
Les agents à temps plein qui n’exercent pas leurs fonctions pendant la totalité de la période de référence indiquée précédemment (du 1er janvier au 31 décembre) ont droit à un congé annuel d’une durée de deux jours ouvrés par mois ou fraction de mois supérieure à quinze jours écoulés depuis l’entrée en fonction.

Exemple :

• Si arrivée avant le 15 inclus : droit au CA du mois (2 jours)
• Si arrivée à compter du 16 du mois aucun droit à CA
• Si départ avant le 15 du mois : aucun droit à CA
• Si départ après le 15 inclus : droit au CA du mois (2 jours)
• Une proratisation selon le temps de travail s’applique pour les agents à temps partiel.

1.4.2. La réduction du temps de travail (RTT)

Des journées de réduction de temps de travail sont accordées aux agents selon le contrat « temps de travail » défini au préalable, soit :

• 20 jours (RTT) - 1 pour la journée de solidarité soit 19 jours par an pour un personnel travaillant en 7h42 par jour (Directeurs, Cadres et Cadres Supérieurs, Psychologues, Médecins).
• 0 jour (RTT) par an pour un personnel travaillant comme professionnel de nuit.
• 0 jour (RTT) par an pour un personnel travaillant comme contractuel ou à temps partiel à 7 h/jour.
• 15 jours (RTT) - 1 pour la journée de solidarité soit 14 jours par an pour un personnel travaillant en 7h30 par jour (Personnel soignant, Administratifs).
• 0 jour (RTT) par an pour le personnel de la conciergerie qui a un cycle spécifique de 35 heures en moyenne dans le cycle.

Le droit à RTT varie pour les temps partiels (90%, 80% …) >> consulter la DRH pour connaître votre droit.

NB : Les jours de maladie entre autres comptent dans les absences faisant perdre des jours de réduction de temps de travail (RTT) >> consulter la DRH pour en connaître le nombre.
Pour les autorisations d’absences ou absences diverses >> consulter la DRH.
Les jours de RTT sont à prendre avant le 31 décembre de l’année en cours.
Les RTT peuvent être transformées en heures à la demande de l’agent et en accord avec le cadre.
 

1.4.3. Les jours fériés (RJF)

Ils sont au nombre de 11 jours invariables pour les agents en repos variables.
Ils suivent le calendrier pour les agents en repos fixe et peuvent être inférieurs à 11, en moyenne 9 par année civile.
Les fériés couverts par des jours de maladie, d’accident de travail, de maternité ou tous autres codes absences ne sont pas récupérables.
 

1.4.4. Les repos hebdomadaires (RH)

Au nombre de 104 habituellement par année civile.
Si un agent doit revenir sur un RH ; deux cas peuvent se présenter :

• Soit le RH est re-planifié dans la quinzaine = aucune conséquence sur la gestion du temps de travail
• Soit pour des raisons de service ; il est impossible de replanifier le RH = la journée de travail effectuée doit être considérée comme des heures supplémentaires effectuées à la demande du cadre et être validées en tant que telles dans le compteur « heures sup ».

1.4.5. Les congés hors saison (CH)

L’agent qui prend de trois à cinq jours ouvrés de congés entre le 1er Janvier et le 30 avril et entre le 1er novembre et 31 décembre de l’année N bénéficie d’un jour de congé supplémentaire, un deuxième jour est attribué à l’agent lorsque ce nombre est au moins égal à 6 jours ouvrés posés sur la période de référence.
Ces congés supplémentaires sont à prendre entre le 1er novembre de l’année N et le 30 avril de l’année N+1.
 

1.4.6. Le congé de fractionnement (FR)

L’agent qui fractionne ses congés annuels en trois périodes d’au moins 5 jours ouvrés chacune, bénéficie d’un jour de congé supplémentaire à prendre avant le 31 décembre de l’année en cours ou à prendre avant la fin des vacances scolaires de janvier de l’année N+1.
 

1.4.7. Le Repos Compensateur Variable ou Supplémentaire (RCV ou RCS)

Les agents en repos variables qui travaillent au minimum 20 dimanches et jours fériés dans l’année ont droit à 2 jours de congé supplémentaire sauf pour les agents de nuit ; ceux-ci peuvent être pris jusqu’au 30 avril de l’année N+1.
 

1.4.8. La journée de solidarité

Une journée de solidarité est due par tous les salariés au titre d’une année civile.
En ce qui concerne les agents présents sur une partie de l’année civile, la règle suivante s’applique :

• Présent depuis moins de 6 mois = journée solidarité non due
• Présent depuis plus de 6 mois = journée solidarité due.

L’agent doit venir travailler sur une journée d’absence planifiée ; soit pour les agents en roulement qui n’ont pas droit aux RTT : RH, RJF, FR, CH ou JA
Pour les agents en repos fixe : RTT pour les agents à temps plein.
 

1.4.9. Les heures supplémentaires 

Lorsque les besoins du service l’exigent et sur demande de l’encadrement, les agents soumis au décompte horaire peuvent être appelés à effectuer des heures supplémentaires en dépassement des bornes horaires définies pour la journée de travail.
Ces heures supplémentaires feront l’objet d’une compensation horaire d’égale durée, ou en cas d’impossibilité, pourront alimenter le compte épargne temps de l’agent.
 

1.4.10. Le Compte Épargne Temps (CET)

Le CET est institué à l’EPSMA et peut être alimenté par chaque agent de l’établissement par :

• Des jours de congés annuels non pris au titre de l’année considérée soit 5 maxi,
• Des jours de RTT sans limitation,
• Des heures supplémentaires effectuées au-delà de la quotité journalière sans limitation.

Le CET est géré conformément aux décrets le réglementant.
 

1.4.11. Autres

Les heures de grève et les heures de grossesse autorisées viennent en diminution du temps de travail attendu ; sous cette condition les droits à RTT sont conservés.

• Don du sang : droit à 1/2 journée
• Don de plaquettes : droit au jour du don + lendemain
• Don de plasma : droit à 1 journée

1.5. Formation continue

La fonction publique hospitalière prévoit plusieurs possibilités pour nourrir les projets de formation des agents et soutenir le développement des compétences mises au service des patients et des résidents.
 

1.5.1. Les actions de formation figurant dans le plan de formation

Financées par l’établissement :

• Actions de préparation aux examens et concours des fonctions publiques.
• Études promotionnelles.
• Actions de développement des connaissances et de la compétence.
• Adaptation immédiate au poste de travail.
• Adaptation à l'évolution prévisible des emplois.
• Développement des connaissances et compétences et acquisition de nouvelles connaissances ou compétences.
• Actions de formation professionnelle initiale.
• Actions de conversion.

1.5.2. Les actions de formation choisies par les agents, en vue de leur formation personnelle

Il s’agit d’un dispositif individuel financé par l’ANFH (Association Nationale pour la Formation des Hospitaliers) :

• Les Congés de Formation Professionnelle (CFP)
• La Validation des Acquis de l’Expérience (VAE)
• Le Bilan de Compétences (BC)

1.5.3. La demande de formation

L’agent doit remplir un imprimé recto/verso correspondant à la demande de formation, disponible dans le service ou en ligne et le faire parvenir par voie hiérarchique (cadre supérieur de santé, praticien responsable de pôle, ou chef de service) au Service Formation Continue.

Dès lors, deux cas sont à envisager :

• Soit la formation est inscrite au plan formulaire dans commun :

- Indiquer l'intitulé et le n° de formation

- Faire parvenir sa demande dès parution du plan, par voie hiérarchique

• Soit la formation n'est pas inscrite au plan, il faut alors faire parvenir, en plus de l'imprimé de demande comme ci-dessus, le descriptif exact de l'action envisagée :

- Programme

- Objectifs

- Organisme choisi

- Lieu, date et coût de formation

• Motivations

Ces demandes doivent parvenir au service Formation, huit jours au moins avant la date prévue pour la réunion de la sous-commission.

1.6. Référent santé au travail / assistant social du personnel
 

1.6.1. Référent santé au travail

Intégrée dans l’équipe de la DRH, ses missions sont :

• Prévenir les risques susceptibles de compromettre la santé et la sécurité des salariés.
• Participer à la réalisation et à la mise à jour du Document Unique d’Évaluation des Risques Professionnels.
• Organiser la commission santé au travail et en assurer le suivi.
• Solliciter les différentes aides pour les aménagements de postes.
• Travailler en partenariat avec les acteurs internes tels qu’assistant social du personnel, médecins du travail, direction… ainsi qu’avec les partenaires extérieurs comme le SAMETH, ou Cap Emploi.
• Participer aux différentes instances et aux différentes réunions de travail institutionnelles.

1.6.2. Assistant social du personnel

Missions individuelles :

• Soutien individuel et prévention des risques liés à des difficultés personnelles ou professionnelles.
• Permanences sur rendez-vous à Brienne, Romilly ou Troyes.
   

Missions institutionnelles :

• Participation au CHSCT et aux différentes réunions institutionnelles.
• Travail en partenariat avec les médecins du travail et le référent santé au travail pour accompagner des agents dans le cadre de la politique handicap.

1.7. Nos missions communes
 

1.7.1. Politique handicap depuis 2012

Aménagements de postes
Aide au reclassement et à la formation dans le cadre de la reconnaissance en qualité de travailleur handicapé.
 

1.7.2. Commission de santé au travail

Étude de chaque situation de personnel relevant de restrictions mises en place par les médecins du travail.
Travail en lien avec les services pour s’assurer de la mise en place des aménagements.
Réflexions individualisées pour rechercher des solutions de maintien dans l’emploi.
 

1.7.3. Observatoire de l’absentéisme

Analyse trimestrielle de la situation d’absentéisme, de maladie et d’accident de travail dans l’établissement.
Recherche d’actions à prioriser pour aider l’encadrement à palier et trouver la meilleure solution.
 

1.7.4. Risques professionnels et psychosociaux

Recensement des risques professionnels auxquels les agents peuvent être confrontés.
Établissement du Document Unique.
Actualisation du Document Unique à l’aide des FEI.
 

1.7.5. Comité de retour d’expérience (risques professionnels)

Étude mensuelle des FEI dont la criticité est évaluée en C3 ou C2.
Choix collégial d’une ou plusieurs FEI pour effectuer un retour d’expérience en service (cette analyse permet l’amélioration continue de la sécurité et de la qualité de vie au travail).
 

1.7.6. Baromètre Social et Cellule Qualité de Vie au Travail (CQVT)

La Cellule Qualité de Vie au Travail est née à l’issue du Baromètre Social qui a été lancé fin mars 2016.
Cette cellule a analysé toutes les réponses du Baromètre Social et a établi un plan d’actions suivant 4 thématiques :

• La reconnaissance au travail - Les conditions de travail
• L’impact du travail sur la santé - Les avantages sociaux.

L’accueil du nouvel arrivant émane de ce plan d’actions, puisqu’il est un des items de la rubrique « redonner à l’agent une place d’acteur en lui permettant de connaitre l’institution ».

1.8. Comité de Gestion des Œuvres Sociales (CGOS)

C’est un Comité de Gestion des Œuvres Sociales qui est géré paritairement par les représentants des directions des établissements et par ceux des personnels.
L’EPSMA a signé une convention avec le CGOS qui est une association de loi 1901 à but non lucratif.
 
Pour qui ?

• Vous
  • Contractuels de plus de 6 mois d'ancienneté avec 50 % d'activité minimum,
  • Stagiaires,
  • Titulaires.
     
• Les membres de votre famille
  • Conjoint,
  • Concubin,
  • Pacsé,
  • Enfants jusqu'à 20 ans et jusqu'à 25 ans pour les prestations Études-Éducation-Formation, ou sans limite d'âge s'il est handicapé à partir de 80 %.

Comment en bénéficier ?

Vous devez disposer d’un numéro CGOS, personnel et confidentiel :

• Demandez votre numéro CGOS sur le www.cgos.info, rubrique Espace agent,
• Demandez votre mot de passe lors d’une première connexion toujours dans la même rubrique,
• Avec votre numéro de CGOS et votre mot de passe, vous pouvez accéder à l’ensemble des prestations proposées.

 
Quelles sont les prestations proposées ?

• Vous et votre famille
  • Les évènements,
  • L'enfance,
  • La vie familiale,
  • Le handicap,
  • La solidarité,
  • Le logement,
  • Le CESU,
  • Le changement de situation.
     
• Vos vacances
  • Pour les adultes,
  • Pour les enfants.
     
• Vos loisirs
  • Chèques cultures,
  • La billeterie.
     
• Vos avantages conso
  • Chèques réduction,
  • Soutien scolaire, etc.
     
• Votre retraite
  • La complémentaire retraite des Hospitaliers (CRH),
  • Le départ à la retraite.